ECS biedt diensten aan waarbij het in sommige gevallen noodzakelijk is om bepaalde gegevens op te slaan. Voor de Collecte 2.0 zullen collectebussen met geïntegreerde pinapparatuur worden gedeeld door alle deelnemende fondsen. Hierdoor zullen coördinatoren van opvolgende fondsen de collectebussen aan elkaar moeten doorgeven. Om dit mogelijk te maken is het noodzakelijk dat deze coördinatoren toegang hebben tot de contactgegevens van de aansluitende coördinatoren. Voor de evaluatie van de Collecte 2.0 zullen (anonieme) gegevens over de collecte-opbrengsten worden opgeslagen die niet terug te leiden zijn tot de donateur.

Alle data wordt bewaard in databases op streng beveiligde servers, die voldoen aan alle wettelijke eisen en eventuele additionele eisen van de charitatieve instellingen.

Bescherming van persoonsgegevens

ECS respecteert de privacy van al haar klanten en eindgebruikers. ECS draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die wordt verschaft altijd vertrouwelijk wordt behandeld. Voor de Collecte 2.0 wordt slechts data opgeslagen en verwerkt die strikt noodzakelijk is voor een succesvolle uitvoering en evaluatie ervan. Persoonlijke gegevens worden nimmer gebruikt voor andere doeleinden dan waarvoor ze ter beschikking zijn gesteld. Voor medewerkers van ECS geldt dat zij verplicht zijn tot geheimhouding van de informatie waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht.

Om privacy risico’s in kaart te brengen en benodigde beveiligingsmaatregelen vast te stellen heeft ECS, in samenwerking met de deelnemende fondsen, voorafgaand aan de Collecte 2.0 een risico analyse en Privacy Impact Assessment uitgevoerd. De benodigde beveiligingsmaatregelen zijn getroffen en zijn voor gebruik gecontroleerd door privacy en security specialisten.

ECS houdt voor de bescherming van persoonsgegevens de richtsnoeren en beleidsregels van de Autoriteit persoonsgegevens aan. De opslag en verwerking van de gegenereerde gegevens voldoen aan de Europese richtlijn 95/46/EG en de Wet bescherming Persoonsgegevens.

Verzamelde informatie

ECS slaat enkel informatie op ten behoeve van een succesvolle werking van haar producten en gerelateerde analyses en adviezen. ECS gebruikt deze gegevens om inzicht te verkrijgen, essentiële informatie te verschaffen, dienstverlening te verbeteren en eventuele problemen te kunnen oplossen. Voor het opslaan en genereren van data maakt ECS onderscheid tussen vijf groepen personen die een relatie hebben met de collecte.

Collectemanager
De collectemanager is de medewerker van een charitatieve instelling die verantwoordelijk is voor de collecte. De collectemanager stuurt de collectecoördinatoren van het betreffende fonds aan. ECS biedt de collectemanager ondersteuning via een gepersonaliseerd dashboard, waarin relevante informatie wordt getoond en kan worden bijgewerkt. De collectemanager kan bijvoorbeeld de gegevens van zijn coördinatoren inzien en bijwerken.  Toegang tot het gepersonaliseerde dashboard gebeurt via een beveiligde inlogpagina. De inloggegevens worden versleuteld opgeslagen.

Collectecoördinator
De collectecoördinator begeleid collectanten aan in een specifiek gebied. De collectecoördinator is verantwoordelijk voor  het beheer van de collectebussen en de distributie ervan onder van de collectanten. Daarnaast begeleid de collectecoördinator de collectant door benodigde informatie te verschaffen, zoals de te lopen route. ECS biedt de collectecoördinator ondersteuning via een gepersonaliseerd dashboard waarin relevante informatie wordt getoond en waarin de status van de collectebussen kan worden bijgehouden. De collectecoördinator is de persoon die voorafgaand aan de collecte de Collectebussen 2.0 van het vorige fonds in ontvangst neemt deze na de collecteweek doorgeeft aan het volgende fonds. Om dit te kunnen faciliteren bewaard ECS de contact- en adresgegevens van de collectecoördinatoren en toont de gegevens aan de relevante collectecoördinatoren in het dashboard. Toegang tot het gepersonaliseerde dashboard gebeurt via een beveiligde inlogpagina. De inloggegevens worden versleuteld opgeslagen. Daarnaast worden de collecteopbrengsten opgeslagen van de elektronische transacties per collectebus, welke terug te leiden zijn naar de collectecoördinator.

Collectant
De collectant is de persoon die met de collectebus op pad gaat langs huishoudens, om donaties op te halen. Het fonds kan via het dashboard de collectebus koppelen aan de naam van een collectant, en vervolgens zien hoeveel deze collectant heeft opgehaald.  Dit is optioneel. Verder slaat ECS geen gegevens van de collectant op.

Donateur
De donateur is de persoon die een donatie doet aan een charitatieve instelling. ECS slaat geen informatie op over de donateur. Indien de donateur een pin transactie uitvoert met de Collecte 2.0 bus, is het bedrag van de donatie en het tijdstip van de donatie bekend.  Deze gegevens zijn niet te herleiden naar een persoon of adres.

Bezoeker website
ECS maakt enkel gebruik van functionele cookies, voor het correct laten functioneren van de website. ECS maakt dus geen gebruik van tracking cookies.

Informatie die wij verstrekken

Enerzijds biedt ECS haar klanten informatie via het online dashboard en anderzijds inzicht in de collecte opbrengsten met behulp van een rapportage. Via het online gepersonaliseerde dashboard wordt informatie verstrekt om het collecteproces te kunnen monitoren en in goede banen te kunnen leiden. Hierbij gaat het om contact- en adresgegevens van collectecoördinatoren,  waarbij alleen gegevens worden getoond aan personen die deze informatie echt nodig hebben. Om inzicht te verschaffen in de resultaten en de effectiviteit van de Collectebus 2.0 te kunnen analyseren wordt een rapportage opgesteld waarin de collecteopbrengsten worden getoond per collectebus en gemeente.  Hierbij worden slechts gegevens gedeeld over de collecteopbrengsten van het betreffende fonds. Daarnaast zullen de gegevens van alle deelnemende fondsen geaggregeerd worden geanalyseerd, om algemene inzichten en trends zichtbaar te kunnen maken.

Wat doen wij met de verzamelde informatie

De door ECS verzamelde informatie zal gebruikt worden om haar klanten te helpen en haar dienstverlening te verbeteren. ECS zal verzamelde gegevens van haar klanten nimmer delen met derden, behalve indien hier expliciet toestemming voor is gegeven. De informatie wordt opgeslagen in databases op beveiligde servers.

Opslagtermijn

ECS bewaart opgeslagen gegevens (gegevensdragers) niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor de betreffende gegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan per doel verschillen.

Veiligheid

Wij doen ons uiterste om uw gegevens en de gegevens die u via ons verzamelt veilig te stellen. Ten einde ongeautoriseerde toegang tot gegevens of bekendmaking van gegevens te voorkomen, de accuratesse van gegevens te behouden en het juiste gebruik van gegevens zeker te stellen, heeft ECS fysieke, elektronische en beheerprocedures opgezet. Daarnaast maakt ECS gebruik van verschillende preventieve maatregelen om de gegevens van de gebruikers te beschermen tegen ongewenste indringers, zoals een beveiligde verbinding (SSL) en encryptie (versleuteld).

Autoriteit Persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens is door de verantwoordelijken gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens is een onafhankelijk bestuursorgaan dat toezicht houdt op de naleving van de wetten die het gebruik van persoonsgegevens regelen.

Informatie over het privacy beleid van ECS kunt u opvragen bij een van onze medewerkers door het sturen van een e-mail naar: info@easycollectservices.com.